Jsou vaši zaměstnanci spokojení s prostředím, ve kterém pracují?  Jeho vliv na produktivitu i spokojenost zaměstnanců je nesporný. Jak poznat, kdy je nejvyšší čas na změnu a jak se nároky změnily během pandemie? Zeptali jsme se Apoleny Weissové z firmy Capexus.

Čeho se dá změnou pracovního prostředí dosáhnout?

Zlepšení pracovních podmínek zaměstnanců. Každý má jiné pracovní rutiny a potřeby, jiné potřeby má introvert, jiné extrovert – pokud se zaměříme na naplnění těchto potřeb pro obě psychologické skupiny, pomůžeme lidem odvádět jejich práci lépe, a to povede k harmonizaci jejich pracovního i soukromého života.

Proč by měla firma do prostředí, ve kterém její zaměstnanci pracují, investovat?

Největší hodnotou pro firmu jsou zaměstnanci a pracovní prostředí je pro ně nástrojem. Nemůžeme čekat stejný výkon od zaměstnance, který kope příkop lopatou, a od zaměstnance, který ovládá bagr. Nemůžeme čekat perfektní a bezchybné výstupy od člověka, který je neustále vyrušován hlasitou konverzací a telefonáty v openspace.

Je možné říct, kdy je správný čas na změnu?

Ideální chvílí na změnu vnímáme tu, kdy už se mění něco jiného. Například právě se změnou prostředí je často spojena změna digitalizace firmy, přechod na jiný způsob managementu lidí (orientace na důvěru místo kontroly).  Nicméně každá změna je náročná a vnímáme ji právě jako proces, na který je potřeba se velmi důsledně připravit. V tomto ohledu je nesmírně důležitá správná komunikace se zaměstnanci, aby všichni chápali přínosy a důvody, proč zažité pořádky měníme. Pokračování rozhovoru níže...

Apolena Weissová má více než šestileté zkušenosti z poradenství v oblasti pracovního prostředí. Pracuje s klienty, aby pochopila nejen obchodní potřeby a cíle společnosti, ale také procesy a její DNA. Vytváří strategie k implementaci nových principů pracoviště, jelikož kancelář dnes zdaleka neznamená jen samotný fyzický prostor. Pracuje ve společnosti CAPEXUS jako Workplace konzultantka a toto oddělení zároveň vede. Podílela se na projektech pro lokální i nadnárodní klienty, např. Avast, T-Mobile, LMC, Productboard, Johnson & Johnson, Vodafone a další. Vystudovala ČVUT, obor Budovy a prostředí.

Jaké indikátory mohou firmě napovědět, že je nejvyšší čas inovovat nebo alespoň přestěhovat nábytek?

V týmech to nefunguje jako dříve. Lidé se naučili jiným pracovním rutinám a mají jiné potřeby než dříve. Jednotlivci se nechtějí vracet do kanceláře, vyzkoušeli si, že individuální práce se jim dělá lépe doma.

Jakým způsobem do změny zapojit samotné zaměstnance?

Způsobů zapojení je více. Například online dotazníky a jejich odborná interpretace, kdy má každý možnost vyjádřit se k tomu, co funguje a co ne, jaké jsou jeho přání i obavy. Dále workshopy s ambasadory, přičemž ambasadoři se mohou podílet při samotné tvorbě prostor, jsou edukováni ohledně možností, odpovědní za interpretaci potřeb jejich týmů a zároveň své kolegy informují včas o dílčích fázích projektu. Dalším příkladem zapojení zaměstnanců je hlasování o dílčích částech projektu, například degustace kávy a hlasování pro dodavatele, prioritizace nákladů, například zda lidé preferují více zeleně a její profesionální správu, nebo vybavení malého fitness.

Setkáváte se v praxi s „chybami“ při snaze o vytvoření pracovního prostředí?

Chybný předpoklad vedení firmy o potřebách zaměstnanců. Jeden hlasitý a toxický zaměstnanec hájící především své potřeby vytvoří dojem problémů, které se zdaleka nemusí týkat všech zaměstnanců.  Podcenění první fáze plánování prostor, během které se nenavrhuje podle strategické predikce vývoje společnosti, ale na základě status quo. Často první fázi řeší nekompetentní osoba. To vede k velkému nárůstu změn v projektu, tedy k dodatečným nákladům a prodloužení projektu.

Zaznamenáváte nějaké trendy, které přichází, nebo naopak odchází v oblasti plánování kanceláří? Měla na to vliv i pandemie?
Ano, firmy si velmi často uvědomují, že je potřeba vytvářet spíše prostory, kde se lidé budou poznávat, potkávat a sbližovat. Vnímají, že to je především prostor pro interakci, ne pro individuální práci. A čím lépe se budou lidé znát, tím lépe spolu budou spolupracovat.

Máte nějakých top 5 kritérií (nebo doporučení), která by pracovní prostředí měla splňovat, aby se v něm zaměstnanci cítili dobře a odváděli dobrou práci?

• obědy na pracovišti – místo, kde si v klidu sám nebo s kolegy sním oběd, a zároveň pachy a vůně nebudou cítit po celém pracovišti. Řešením by mohla být obědová místnost.
• možnost vyřídit si diskrétně soukromý hovor – i v době pracovní doby mám právo zavolat lékaři, řešit vyzvedávání dětí, ale není záhodné, aby to slyšeli kolegové. Důležitá je tedy akusticky uzavřená telefonní budka.
• ergonomické pracoviště – výškově nastavitelné monitory, externí klávesnice.
• dostatek čerstvého vzduchu, teplotně komfortní a čisté prostředí – způsoby ohřevu i chlazení jsou dnes na velmi vysoké úrovni. Je potřeba, aby bylo dohlédnuto, že jsou správně spravovány, čištěny apod. Jen tak nám budou k užitku. Stejně tak je třeba zajistit pravidelný a důsledný úklid.
• prostředí vyhovující z pohledu estetiky, akustiky a designu – lidé pro svou práci často potřebují inspirativní prostor, ve kterém jim bude zkrátka dobře a budou v něm zároveň cítit sounáležitost se společností. K tomu jsou tu interiéroví designéři, kteří jsou schopní, na základě správného pochopení potřeb a zadání, takové prostředí navrhnout.